Zur Erbringung von Bodenabfertigungsdienstleistungen an Flughäfen muss ein Abfertigungsunternehmen im Besitz einer Lizenz und entsprechend berechtigt sein. In Deutschland regelt die Bodenabfertigungsdienste-Verordnung (BADV) die Auswahl der Dienstleister und setzt damit europarechtliche Vorgaben aus der Richtlinie 96/67/EG über den Zugang zum Markt der Bodenabfertigungsdienste um.

Die BADV sieht in § 7 und Anlage 2 ein zweistufiges Auswahlverfahren vor. Zunächst erfolgt ein Teilnahmewettbewerb zur Vorauswahl geeigneter Unternehmen, die anschließend zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Die Vergabeentscheidung trifft die zuständige Luftfahrtbehörde; nur bei Flughäfen ohne eigenes Abfertigungsunternehmen ist der Flughafenbetreiber Vergabestelle. Dies betrifft derzeit lediglich den Flughafen Berlin Brandenburg. Die Lizenzen werden für sieben Jahre vergeben.

An der Vorbereitung des Verfahrens und an der Erstellung der Vergabeunterlagen ist der Flughafen mit seinen Nutzern maßgeblich beteiligt. Dazu gehört u.a. die Erstellung des sog. Pflichtenhefts nach § 8 Abs. 2 BADV, welches den Dienstleistern Vorgaben macht (u.a. Gepäcklaufzeiten, Nutzung bestimmter Flughafensysteme, Anforderungen an Klimabelange wie E-Quote usw.). Der BDF unterstützt seine Mitglieder im Nutzerausschuss des Flughafens in der Vorbereitung der Ausschreibung und bei der Bewertung der Angebote.

Für einen erfolgreichen Wettbewerb ist es unabdinglich, dass Vergabeverfahren wegen ihrer langen Dauer rechtzeitig beginnen. Nur so bleibt dem Lizenznehmer nach Bekanntgabe des Ergebnisses auch ausreichend Zeit, unabhängig von einem möglichen Betriebsübergang, Personal für den Aufbau des Geschäfts und neue Kunden zu akquirieren.